勤務シフト作成の自動化 / 日本空港テクノ株式会社

「NaU DSP」を用いて独自のノウハウを活かし勤務シフト作成を自動化。さらに勤務シフトの抜け・偏りの解消を実現

日本空港テクノ株式会社様は、羽田空港ターミナルビル施設※1をはじめオフィスビル、ホテル等の設備管理や清掃業務を行なう総合ビルメンテナンス企業です。多種多様な業務を担当する専門スタッフの勤務シフト表の作成、および業務割振りにおける課題解決の為にルールエンジン「NaU DSP」を採用いただきました。ルールエンジン「NaU DSP」採用までの経緯、解決された業務課題、今後のルールエンジン「NaU DSP」活用の展望について、第2業務部 外商管理課 課長代理 北原氏、総務部 総務課 主任 森氏に伺いました。

※1 東京国際空港(羽田空港)第1・第2旅客ターミナルビル及び国際線旅客ターミナルビル等

勤務シフト表の作成にかかる時間は5分の1。誰でも高品質のシフト組が可能に

— NaU DSPで勤務シフト表を自動作成する以前は、どの様な業務課題がありましたか?

北原氏勤務シフト表は、いつも決まった担当者が苦労しながら長時間かけて作成していました。しかし、スタッフの資格や経験等の複雑な条件を考慮しきれず、スタッフに割り振る業務の偏りが生じていました。
スタッフの教育という面では、色々な業務をまんべんなく経験する必要がありますが、人手でのシフト作成では限界があります。今回は、①業務知識の属人化の解消と②作業時間の短縮を解決すべき課題として取り組みました。

森氏 勤務シフト表の作成は、各部署で1ないし2名が携わっています。一度、勤務シフト表を作った後も、スタッフの休暇や研修等の変更を取込む為に、トータルで1週間程度の時間をかけていました。勤務シフト表の作成につかえる時間も限られる為、スタッフ毎の作業の偏りの解消まで手が回らないのが実情でした。また、勤務シフト表を作成する担当者が異動になれば、勤務シフト表を作成するノウハウはゼロベースとなり、作業に習熟するまで、さらに作業時間を費やすこともありました。

— 勤務シフト作成の自動化により、担当者の業務負担はどの程度軽減されましたか?

森氏自動化により、勤務シフト作成作業を1日の勤務時間内に終わらせることが出来るようになりました。時間にして5分の1以下にまで短縮できています。
宿直を含む勤務パターンやカレンダー通りの勤務などの弊社固有の複数の勤務パターンに対応でき、弊社の業務形態に即した自動化が実現できた点で、業務負担軽減の効果は大きいと思います。また、本システムを開発する過程で、勤務シフト作成に関する業務知識を整理したことで、シフト作成担当者が交代するときの業務負担もかなり軽減されることになると期待しています。

— 業務負担の軽減とは別の面での効果も教えてください。

北原氏ルールベース化によるノウハウの継承が出来る面がありますね。また、スタッフの経験値においてもバラツキが解消され、結果として力量の向上が期待でき、人事異動の際に力量も加味した異動計画といった分野への適用等、将来的なメリットにも期待できます。

— 業務知識のルールベース化に、どの様な利点を感じましたか?

森氏 ルールベースを作成するために、使用する業務知識・使用しない業務知識を選別できたことで、認識できていなかった業務知識の発見と、勤務シフト表の作成に必要な知識の選別にもつながり、結果的に作業の効率化にもつながったと思います。

反復型開発手法と独自開発ソフトウェアにより開発コスト削減

— 業務知識のルールベース化プロセスについて、作業のし易さはいかがでしたでしょうか。

北原氏 業務知識を短期間のイテレーションでブラッシュアップさせることができたため、開発の労力は少なく済んだ印象です。ウォーターフォール方式のシステム開発であった場合を考えると、最初の要件定義の段階で非常に大きな労力が必要になり、3カ月間では実現は困難だったと思います。

森氏 NaU DSPでは日本語を使用できるので記述する業務知識を理解し易く、作業のし易さという点では取っ付き難い印象は殆どありませんでした。また、コンテンツ機能と使い慣れたExcelとの親和性の高さから、新しい画面等を準備することなく、従来使用していたExcelベースの勤務表をそのまま利用出来たため、作業をかなり省力化できました。

NaU DSP®の高い開発効率から、パッケージ製品よりも高い投資対効果を達成

— 勤務シフト表を作成するパッケージ製品と比較された結果はいかがでしょうか

北原氏 一般的な勤務シフト作成のパッケージ製品では、当社の様な専門性の高い業務体制でのシフト構築に適していないものが多く、融通の利いた勤務シフトが作成できませんでした。「勤務シフト表の作成」という機能以外では、半分近い機能を使用しないケースも多く、投資額に対して費用損失になることも考えられるので、カスタマイズを行う方法も検討しましたが、こちらは高額となるため費用対効果で導入に至りませんでした。

ルールエンジンを用いた解決策では、当社独自のノウハウを活かした勤務シフトの作成が可能であり、なおかつパッケージ製品にはない、必要な人員から逆算した(後進判断)勤務シフト表の作成が可能な点など、独自の利点と見える化した業務知識の展望に期待できたため、採用することにしました。
以上を考えると、NaU DSPは最適な選択肢だったと思います。

今後は、スタッフの教育効果を高める為のシフト作成に挑戦

— 今後、勤務予定表・業務割振りルールベースの御社の中での展望を教えてください

北原氏 例えば、点検作業において誰がどの点検を行ったかなどの勤務シフトの履歴蓄積から業務品質のばらつき要因を統計的に解析できるのではと考えています。そういった点で、今後は人材育成の観点も勤務シフトへ組み込む必要が出てくると思います。経験者と未経験者を同じ作業に割り振ることで教育効果を高めたり、生産性の向上も期待できます。それらの機能の実現にルールエンジンは適していると思います。
完全なパッケージではなくルールベースという特性上、今後も様々な利用方法に展開していくことが出来そうです。

お客様プロフィール

所在地〒144-0041
東京都大田区羽田空港三丁目3番2号
設立1999年(平成11年)7月1日
従業員数 555人(2018年7月現在)
事業内容
施設・設備管理
環境衛生管理
警備業
建築・設備工事
植栽管理・販売
グランドハンドリング(航空機地上支援)
ターミナルサービス
レンタル・販売